CM Studio .E-ARCHIVE: Preise und Editionen

CM Studio .E-ARCHIVE ist die perfekte Lösung für Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen und bietet in den unterschiedlichen Edition eine angepasste Anzahl von zu archivierenden Mailboxen, auf die typische Unternehmensgröße der Anwender optimiert wurde. In der CM Studio .E-ARCHIVE 'PRO' Edition können Sie mindestens 5 Mailboxen archivieren und dann in Kombinationsstufen 1, 3 oder weitere 5 und mehr Zusatzlizenzen erwerben.

Durch den Einsatz von CM Studio .E-ARCHIVE kann Ihr Unternehmen die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung von E-Mails und den damit verbundenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zuverlässig erfüllen.

Entscheiden Sie sich für eine zentrale, sichere und vollständige Aufbewahrung Ihrer E-Mails über beliebige Zeiträume hinweg und damit für einen zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten.

Entlasten Sie Ihren Kommunikations-Server durch die Verschiebung historischer E-Mails in die CM Studio .DMS-CLOUD.

CM Studio .E-ARCHIVE kommuniziert mit Ihrem E-Mail Account über das IMAP-Protokoll. Hierbei können Sie, abhängig von Ihrem E-Mail Kontosetup zwischen den sicheren Alternativen SSH oder TLS wählen, damit der gesamte Archivierungsworkflow über eine verschlüsselte Kommuniktion zwischen E-Mail-Postfach bei Ihrem Provider und der CM Studio .E-ARCHIVE Anwendung stattfindet.

Ab Herbst 2024 müssen Sie als Anwender von Google-Mail oder Google Workspace Cloud Ihre Nutzer mittels  OAuth authentifizieren um auf Gmail, Google Kalender und Google Kontakte zugreifen zu können. OAuth ist eine sicherere Zugriffsmethode. Sie verwenden kein Passwort mehr für den Zugriff, mit Ausnahme von App-Passwörtern. Google deaktiviert ab Herbst den Zugriff weniger sicherer Apps.

Machen Sie sich keine Sorgen, denn CM Studio .E-ARCHIVE unterstützt bereits die OAuth Authentifzierung von Google und somit steht der Archivierung Ihrer Gmail Cloud Konten nichts mehr im Wege.

CM Studio .E-ARCHIVE archiviert nicht nur die E-Mails in der INBOX, sondern übernimmt alle Mails auch aus den individuellen E-Mail Ordnern Ihres Postfachs. CM Studio .E-ARCHIVE bildet dabei Ihre gesamte Ordnerstruktur auch in Ihrem E-Mail Archiv ab. Darüber hinaus werden mit dem Q4/2024 Update auch E-Mails mit PDF- bzw. E-Rechnungsanhängen gesondert gekennzeichnet und in der Suche damit hervorgehoben.

Für die Suche nach den archivierten Nachrichten steht Ihnen eine erweiterte Suchmaske unter der Registerkarte Archiv zur Verfügung. Es werden Ihnen die Nachrichten nur der E-Mail-Konten angezeigt, für die Sie die Berechtigungen haben.

Wenn Sie die Nachrichten nur in einem bestimmten Ordner suchen möchten, selektieren Sie diesen im Feld Mailbox-Ordner. Sie können die Suche mit bestimmten Absender- bzw. Empfängerangaben filtern.
Definieren Sie falls notwendig die Zeitperiode im Feld Datum. Beachten Sie bitte das angegebene Datumsformat.

Die gesetzlichen Vorgaben in der GoBD zwingen heute fast jedes Unternehmen zum Einsatz einer E-Mail Archivierungslösung, denn alle steuerlich relevanten E-Mails (wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) sind nach Vorgabe des Gesetzgebers elektronisch zu archivieren und unterliegen den Vorschriften und Regeln der GoBD.

Dies bedeutet zwar dass man nicht den gesamten E-Mail-Verkehr archivieren muss, aber bei selektiver Archivierung ist der Anwender bzw. das Unternehmen, vertreten durch den Inhaber oder Geschäftsführer, den Finanzbehörden gegenüber nachweispflichtig, dass auch wirklich alle relevanten E-Mails archiviert wurden.

De-Facto, da diese Nachweispflicht äußerst schwierig zu erbringen ist, verfahren die überwiegende Mehrheit der Softwarelösungen dahingehend, dass sie den gesamten E-Mail-Verkehr archivieren ohne Ausnahme. CM Studio .E-ARCHIVE arbeitet ebenfalls nach dieser Vorgehensweise. Darüber hinaus ist es nach den Regeln der GoBD nicht zulässig, dass einzelne E-Mails nachträglich aus dem Archiv entfernt werden, ohne das ein Betriebsprüfer der Finanzbehörde darauf noch Zugriff hat.

Dieses Verfahren steht aber im Widerspruch zu geltendem Recht im Bereich Datenschutz. Die Datenschutzrichtlinien besagen, dass z.B. eine Personalbewerbung per E-Mail mit persönlichen Angaben wie Lebenslauf etc. bei Nicht-Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses dann dauerhaft gelöscht werden muss, wenn der Bewerber oder die Bewerberin dies von der Personalabteilung des Unternehmens verlangen. Aber wie wir soeben bereits vermerkt haben, ist eine nachträgliche Löschung einer E-Mail im Archiv nicht möglich.

CM Studio .E-ARCHIVE löst diesen Widerspruch durch das sogenannte BLACKLISTEN von E-Mail Adressen, deren Inhalte gar nicht erst archiviert wird. Hierbei muss das Unternehmen lediglich dokumentieren, warum spezifische E-Mail Adressen geblacklistet wurden.

Die Funktion Datenschutzbeauftragte ist ebenfalls den Richtlinien des Datenschutzgesetzes geschuldet. Grundsätzlich muss CM Studio .E-ARCHIVE in der Administrations-Schnittstelle eine Funktion bieten, die es einem Administrator ermöglicht den Finanzbehörden (z.B. einem Betriebsprüfer) einen Zugriff auf die gesamte E-Mail-Kommunikation zu geben. Dies erfolgt bei CM Studio .E-ARCHIVE über die Funktion 'Archiv durchsuchen'.

Diese Funktion gilt es aber im Sinne des Datenschutzes wiederum abzusichern gegen unberechtigten Zugriff beispielsweise durch den Administrator der E-Mail Archivierung, denn dieser ist bei einer ungeschützten Suchfunktion jederzeit in der Lage alle E-Mails auch die persönlichen und vertraulichen E-Mails der Mitarbeiter und des Managements zu lesen und auszuwerten.

Diese Absicherung gegen unbefugten Zugriff bietet CM Studio .E-ARCHIVE über die Funktion Datenschutzbeauftragte. Es gilt hierbei das sogenannte 4-Augen-Prinzip im Datenschutz. Es müssen zwei Anwender innerhalb des Unternehmens und unabhängig vom E-ARCHIVE-Administrator eingesetzt werden.

Wenn diese beiden Anwender durch Passworteingabe Ihre Authentifizierung eingegeben haben, aktivieren Sie wie das Datenschutzverfahren. Mit Aktivierung ist die Funktion 'Archiv durchsuchen' im Administrations-Interface gesperrt und kann nur durch die Passworteingabe der beiden Datenschutzbeauftragten entsperrt werden.

Jede E-Mail verfügt über einen für den Anwender unsichtbaren sogenannten MIME-Header. In diesem Header werden Informationen wie E-Mail Routen, Zeitstempel für Ein- und Ausgang der Mails bzw. Verarbeitungsdaten der Mail-Server dokumentiert. CM Studio .E-ARCHIVE bietet einem Betriebsprüfer die Einsicht in diese Routing- und Meta-Daten um eine Echtheitsüberprpfung der archivierten E-Mail zu gewährleisten. Diese Funktion ist nicht nur für einen Betriebsprüfer wichtig, sondern auch bei juristischen Auseinandersetzungen ein hilfreiches Tool um die Echtzeitverarbeitung und insbesondere die Versendung von Daten zu dokumentieren.

^*Unter Standardkapazität verstehen wir bei der CM Studio .E-ARCHIVE die maximale Speicherkapazität (gemessen in GigaByte=GB) pro Jahr, die Ihre archivierten E-Mails auf den MASCH CLOUD-Servern pro Jahr in Anspruch nehmen. Wenn diese Kapazitätsgrenzen innerhalb eines Abrechnungsjahres überschritten werden, ist MASCH Software Solutions berechtigt den Mehrbedarf an Speicherkapazität, gemäß gültiger Preisliste, zu berechnen.

Wenn Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Customer-Service unter sales@masch.com. Wir rufen Sie gerne zurück und beantworten Ihre Fragen.

E-Mail Aliase, die Sie in Ihrem E-Mail Account für ein bestehendes Postfach einrichten, werden automatisch über den Basis-Account mit archiviert und benötigen keine zusätzliche Archivierungslizenz. Das selbe gilt für E-Mail Gruppenadressen. Die E-Mails werden grundsätzlich nur auf den physischen E-Mail-Postfächern archiviert. Virtuelle Bezeichnungen wie 'sales-group@my-domain.com' werden autmatisch über die verteilten Postfächer archiviert.

MASCH Software Solutions (als Betreiber der CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD) führt in regelmäßigen Abständen (einmal in 24 Stunden) eine Datensicherung des gesamten Datenbestandes von https://www.email-archive-server.com durch. Der Kunde hat für eventuelle Ausfallzeiten bzgl. der E-Mail-Archivierung, und der Nutzung des Cloud-Servers unter https://www.email-archive-server.com, die im Rahmen einer Wiederherstellung von einer Datensicherung nach dem Eintritt eines Störungsfalles auftreten können, keine Ansprüche gegen den Betreiber. MASCH Software Solutions sagt eine zeitnahe und möglichst reibungslose Bearbeitung von Störungsfällen zu.

Die CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD steht 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche dem Anwender zur Verfügung. Bei geplanten Servicemaßnahmen die länger als 15 Minuten die Verfügbarkeit der CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD beeinträchtigen, verpflichtet sich MASCH Software Solutions zur Vorabinformation der Anwender per E-Mail innerhalb von mindestens 24 Stunden vor Durchführung der Servicemaßnahmen.

Darüber hinaus behält sich MASCH Software Solutions als Betreiber vor kurzfristige Servicemaßnahmen o. notwendige Server-Reboots ohne vorherige Ankündigung durchzuführen. Dies erfolgt in der Regel außerhalb der üblichen Büro- und Servicezeiten der MASCH Customer Service Line (Montag bis Freitag von 10.00 Uhr bis 17.00 Uhr). Der MASCH Customer Service ist auch hier um einen möglichst reibungslosen Betrieb der CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD bemüht.

Die Daten von CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD Anwender können durch technische Störungen jedweder Art beschädigt oder zerstört werden. Hierfür übernimmt MASCH Software Solutions keinerlei Haftung.

Der MASCH Customer Service bemüht sich im Störungsfall, die Anwenderdaten so rasch wie möglich auf der Grundlage der letzten verfügbaren Datensicherung (24 bis 48 Stunden zuvor) wieder herzustellen. Der MASCH MASCH Customer Service übernimmt dabei in keinster Weise Garantien für die technische Umsetzung und den dafür benötigten Zeitaufwand.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der der CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD unter den Domains https://www.email-archive-server.com zwischen MASCH Software Solutions als Betreiber der Software-CLoud, dem beauftragten Customer Service von MASCH, der Firma Schaarschmidt Hard- & Software e.K. als technischem Support, Fulfillment-Center des Lizenzverkaufs sowie Auftragsverarbeiter des CLOUD-Hosting im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Kunden, der die Funktionalität von CM Studio .E-ARCHIVE in der Cloud-Lizenz auf https://www.email-archive-server.com in Anspruch nimmt.

CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD stellt dem Anwender bei Beendigung seiner Subskriptionslizenz KEINE Exportfunktion zum medienneutralen Export der archivierten E-Mails zur Verfügung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, kann dem Betriebsprüfer ein Prüferzugang für den Zeitraum der Betriebsprüfung eingerichtet und zugewiesen werden. Mit Kündigung der Subskription von CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD endet der Zugriff auf die archivierten Daten mit Ablaufdatum der Vereinbarung und MASCH Software Solutions wird die Daten auf Basis der Bestimmungen zum Datenschutz 30 Tage nach Ablauf der Vereinbarung unwiderbringlich löschen.

Bitte lesen Sie die AGBs zu CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD hier...

Bitte lesen Sie die folgende Vereinbarung, bevor Sie für die CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD entscheiden. Dieser Text stellt eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen als Käufer und/oder Benutzer und der MASCH Software Solutions dar. Indem Sie den Registrierungs- und Beuaftragungsvorgang durchführen, erklären Sie Ihr Einverständnis mit den Bedingungen der im Folgenden verlinkten Vereinbarung mit MASCH.