Was bedeutet die Abkürzung GoBD?

Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – ein administratives Wort-Ungetüm, das aufgrund seiner Länge aber auch vieles schon selbst erklärt.

Die GoBD wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig. Das Schreiben des BMF zu den GoBD stellt eine Zusammenfassung der Arbeit von Finanzverwaltungen des Bundes und der Länder dar. Auch Wirtschaftsverbände und Steuerberater haben daran mitgewirkt.

Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:

• GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001
• GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995

Das Schreiben des BMF zu den GoBD kann online auf den Internetseiten des BMF abgerufen werden. Beim Verweis auf einzelne Teile des GoBD kann auf die dortigen Randnummern (GoBD Rn. X) verwiesen werden.

1.1 Der Rechtscharakter der GoBD

Die Notwendigkeit von einheitlichen Regelungen zur Führung von Daten in elektronischer Form wurde sowohl vom BMF als auch von den Finanzverwaltungen der Länder im Lauf der Zeit erkannt. Die GoBD sollen hierfür eine einheitliche Praxis sicherstellen. Denn in zunehmendem Maße werden Aufzeichnungen digital gespeichert und erfasst. Auch werden Dokumente in Papierform gescannt, damit sie in einem Datenverarbeitungssystem archiviert werden können. Diese Tatsache stellt neue Anforderungen an den Datenzugriff, aber auch den Datenschutz für die elektronische Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in Betrieben.

Die Finanzämter haben ein berechtigtes Interesse daran, dass ein jederzeitiger ungehinderter Datenzugriff möglich ist – natürlich nur in dem Maße, wie dies durch die Steuergesetze erlaubt ist. Auch der Datenschutz in einem Unternehmen darf hierbei nicht vergessen werden. In den GoBD sind die wichtigsten Einzelheiten zu allen Fragen der digitalen Archivierung unter steuerlichen Gesichtspunkten nachzulesen.

1.2 Das Wichtigste: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit

Zwei Grundsätze stehen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung im Sinne der Finanzbehörden – und letztlich auch des Unternehmens – im Vordergrund: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Wenn zum Beispiel eine geschäftliche E-Mail gespeichert wird, muss gewährleistet sein, dass diese durch Unbefugte weder verändert noch gelöscht werden kann. Auch der Zugriff durch Unberechtigte muss sicher ausgeschlossen sein.

Wichtig! CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD erfüllt die Anforderungen der GoBD an eine rechtssichere E-Mail- und Dokumentenarchivierung.