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    E-Rechnung wird Pflicht ab 01.01.2025

     

      

    E-Rechnungs-Formate
    XRechnung & ZUGFeRD einfach erklärt
       

      

    E-Rechnungen sind digitale Dokumente. Daraus folgt nach GoBD, diese Dokumente müssen digital archiviert werden.
       

      

    E-Rechnung online empfangen, verarbeiten und GoBD konform archivieren:
    CM Studio .E-ARCHIVE ist Ihre Lösung!

     

     

    Die Bundesregierung informiert am 29.08.2024:

    - Hier finden Sie den Link zum Dokument -

    Für den Empfang einer E-Rechnung reicht die Bereitstellung eines E-Mail- Postfachs aus, sofern zwischen den am Umsatz beteiligten Unternehmen kein anderer elektronischer Übermittlungsweg vereinbart wurde.

    Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe (z. B. E-Rechnungen) auch in elektronischer Form aufbewahrt werden (Rz. 131 der GoBD; BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024, BStBl I 2024, S. 374).

    Die elektronische Aufbewahrung muss den Anforderungen der GoBD entsprechen!

    JA...

    JA...

    …eine einfache Lösung für ein komplexes Thema!

    Man ist verführt zu sagen:
    So macht Digitalisierung Spaß, es ist einfach und verursacht keine IT-Umstellungen und Erweiterungen.

    		   ABER...

    ABER...

    Der Haken steckt im Detail!

    Die Regeln der GoBD besagen, dass eine elektronische Aufbewahrung (Archivierung) von E-Mails unveränderbar (revisionssicher) zu realisieren ist. Das geht nicht im E-Mail Postfach!

     

    Wer muss E-Rechnungen empfangen und archivieren
    bzw. wer muss diese auch erstellen?
    E-Rechnungen empfangen und archivieren  

    Ab 01.01.2025 besteht für jedes Unternehmmen die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen.

    E-Rechnungen sind ab einer Summe von 1.000 Euro für alle Lieferanten oder Auftragnehmer verpflichtend, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten.

    Eine Übergangsfrist von zwei Jahren erlaubt es aber allen, bis zum 31.12.2026 noch Papier- und elektronische Rechnungen im sonstigen Format zu verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.

    Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ist eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 vorgesehen.

    Darum ist es für alle Unternehmen unabdingbar, sich schon heute damit zu befassen, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können, denn eine E-Rechnung muss elektronisch archiviert werden.
       
    E-Rechnungen erstellen und versenden Um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden benötigen Sie eine Faktura-Software, die E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann.
    E-Rechnungen empfangen und archivieren Ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, denn Ihr Lieferant entscheidet wie er Rechnungen versendet.

    CM Studio .E-ARCHIVE erledigt dies für alle Anwender - schnell, einfach und kostengünstig.

     

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    Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?
     
    E-Rechnungs-Formate  

    Ab 01.01.2025 werden E-Rechnungen neben dem B2G-Geschäft auch im B2B-Geschäft verpflichtend:

    Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat.

    Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format erstellt, das die automatische und elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung ermöglicht.

    Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht als PDF- oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden, sondern in einem normierten Format, das von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt maschinell eingelesen werden kann.
         
    Hierzu werden folgende Formate vom Gesetzgeber akzeptiert:
         
    XRechnung  

    ZUGFeRD

    Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann.

    Aber: In der XRechnung ist keinerlei Möglichkeit für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart vorgesehen.

    Achtung

    		 ACHTUNG: Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!
    		 

    Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das hybride Format ZUGFeRD entwickelt.

    Dieses Format ist eine PDF-Datei im Format PDF /A3, in die „unsichtbar" eine XML-Datei eingebettet ist.

    Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar, kann an das Firmendesign angepasst werden und trotzdem von den Finanzbehörden automatisiert ausgewertet werden.
     

         
    Check   CM Studio .E-ARCHIVE empfängt und archiviert die E-Rechnungs-Formate XRechnung und ZUGFeRD automatisch.
    		 
    Check   CM Studio .E-ARCHIVE umfasst einen Viewer und Validator für die strukturierten XML-Datensätze der E-Rechnungen.

     

    E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.
    Welche Vorteile bietet CM Studio .E-ARCHIVE in der CLOUD Ihrem Unternehmen?
     
    Empfang und rechtsichere (GoBD-konforme) Archivierung der E-Rechnungen  

    E-Rechnungen sind für das Geschäft mit der öffentlichen Hand ab einem Auftragswert von 1000,00 € unabdingbar.

    CM Studio .E-ARCHIVE bietet für den Empfang und die rechtsichere (GoBD-konforme) Archivierung der E-Rechnungen jedem Unternehmen aber auch Freiberuflern viele Vorteile:

      

    Integrierter Viewer für XRechnungen, der die XML-Daten für den Empfänger menschlich lesbar macht.

      

    Weniger Fehler dank automatischer Validierung der Rechnung.
     
     
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    Müssen E-Rechnungen archiviert werden?
     
    Archvierung in der in CM Studio .DMS-CLOUD  

    Auch für die Archivierung von elektronischen Rechnungen gelten die sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

    CM Studio .E-ARCHIVE erfüllt alle Standards der GoBD und bietet eine DSGVO-konforme Archivierung in der Cloud.
         

      

    Eine E-Rechnung muss elektronisch archiviert werden. Es reicht nicht, wenn Sie nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren.
       

      

    Elektronische Rechnungen sind genauso lange aufzubewahren wie Papierrechnungen – nämlich 10 Jahre.

    Die Aufbewahrungsfrist beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
    		 

    Achtung

    Die Aufbewahrungsfristen innerhalb der EU variieren von Land zu Land. EU-Parlament und Kommission streben eine Vereinheitlichung an. Doch liegt die Festsetzung von Fristen in der Verantwortung der Mitgliedstaaten.
       
    Check   In CM Studio .E-ARCHIVE werden alle E-Mails mit angehängten E-Rechnungen und anderen Dokumenten GoBD und DSGVO-konform archiviert und verarbeitet!
     
     
     
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    Unternehmen & Lösungen: Inhalt der Website: Wissenswertes rund um E-Mail Archivierung:
         
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    Definition von E-Mail-Archivierung laut Wikipedia
    Bitkom-Leitfaden: Elektronische Archivierung und GoBD
    Haufe Verlag: Was ist Verfahrensdokumentation nach GoBD?
    IT-Recht: FAQ zum Thema E-Mail-Archivierung
    IT-Recht: Rechtliche Grundlagen zur E-Mail-Archivierung
     
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