E-Mail-Archivierung für deutsche Unternehmen

    Trotz eindeutiger gesetzlicher Bestimmungen wird das Thema E-Mail-Archivierung in deutschen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben nur widerwillig angenommen - obwohl dies arbeitsrechtliche und für den Unternehmer steuerrechtliche Konsequenzen haben kann.

    Das Thema E-Mail-Archivierung ist zwar immer wieder Gegenstand medialer Berichterstattung, in der Praxis ist allerdings häufig nicht klar, was es bedeutet, E-Mails zu archivieren. Die Kunst der revisionssicheren und korrekten Ablage beherrschen nach Aussagen von Fachleuten vor allem im Mittelstand weniger als die Hälfte aller Unternehmen. Im Grunde ist ein Archiv digitaler Nachrichten vergleichbar mit einem Archiv gedruckter Unterlagen.

    E-Mail-Archivierung in Unternehmen
       
    Die CM Studio .DMS-CLOUD bietet mit CM Studio .E-ARCHIVE in verschiedenen Lizenzstufen (1, 3, 5 oder Mailboxen) eine vollständige und GoBD-konforme E-Mail Archivierung, die Ihnen jeglichen Konform und vor allem rechtliche Sicherheit gewährleistet.

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    Was ist eine E-Mail-Archivierung?

    Was ist eine E-Mail-Archivierung?

    Eine E-Mail-Archivierung ist der Prozess der langfristigen, systematischen und unveränderlichen Speicherung von E-Mails, um sie für rechtliche, steuerliche oder betriebliche Zwecke zugänglich zu machen. Anders als bei Backups, die lediglich der kurzfristigen Datensicherung dienen, stellt die Archivierung sicher, dass E-Mails in einem unveränderten Zustand aufbewahrt werden und jederzeit wiedergefunden werden können.

    Die zugrundeliegende Anforderung bei der E-Mail-Archivierung besteht darin, eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation von E-Mails sicherzustellen, insbesondere von solchen, die steuerlich oder rechtlich relevant sind. Diese Anforderung basiert auf gesetzlichen Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte geschäftliche E-Mails über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren. Ziel ist es, im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits jederzeit auf die relevanten Informationen zugreifen zu können. Die E-Mails müssen dabei unverändert und manipulationssicher archiviert werden.

    CM Studio .E-ARCHIVE archiviert lückenlos direkt am E-Mail-Server oder bei Ihrem E-Mail Host wie z.Bsp. Microsoft 365 oder GMail in der Google Cloud. Hierbei wird vollständig dokumentiert, wann Ihre E-Mail eingetroffen oder versandt wurde, ggf. in welchen E-Mail-Ordner Sie Ihre Mail nach der Bearbeitung verschoben haben.

    Zusätzlich werden die E-Mail Routen archiviert, so dass Sie insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten auch nachweisen können, wann eine E-Mail Ihren Server verlassen bzw. wann die betreffende E-Mail in Ihrem Postfach eingetroffen ist.

    CM Studio .E-ARCHIVE ist dabei der Garant, dass E-Mails und vor allem auch die Anhänge an E-Mails wie E-Rechnungen, PDF-Dokumente etc. unveränderbar im Original abgespeichert und dauerhaft aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD werden selbstverständlich eingehalten.

     

    Inhalt dieser Seite

       
    Wer muss E-Mails archivieren?
    Welche Gesetze müssen eingehalten werden?
       
    Wie lange sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails?
    Welche E-Mails müssen archiviert werden?
       
    Warum reicht kein Back-Up für die Archivierung?
    Was bedeutet revisionssicher?
       
    Reicht die Outlook-Archivierung aus?
    Widerspruch von Archivierungspflicht und DSGVO?
       
       
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    Wer muss E-Mails archivieren?

    Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht in erster Linie für Unternehmen, die geschäftliche E-Mails empfangen und versenden. Besonders betroffen sind Unternehmen, die steuerlich relevante Dokumente, wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder andere geschäftsbezogene Korrespondenzen per E-Mail austauschen. Diese Pflicht trifft vor allem:
    • Unternehmen in Deutschland gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB)
    • Freiberufler und Selbstständige, die unter die steuerlichen Dokumentationspflichten fallen
    • Behörden und andere Organisationen, die gesetzlich relevante Daten archivieren müssen

    Die Archivierungspflicht betrifft vor allem E-Mails, die als geschäftliche Kommunikation gelten, insbesondere wenn sie steuerliche oder rechtliche Relevanz haben.

    Also selbst der Freiberufler, der nur ein E-Mail Postfach betreibt, ist verpflichtet seine geschäftlichen E-Mails korrekt und GoBD-konform zu archivieren. Hier ist CM Studio .E-ARCHIVE ONE, die perfekte Lösung zu einem kostengünstigen Einstieg.

    Was ist eine E-Mail-Archivierung?

     

    Welche Gesetze bzw. Vorschriften der Finanzbehörden müssen eingehalten werden?

    In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung, die Unternehmen und Organisationen verpflichten, geschäftliche E-Mails systematisch und unveränderlich zu archivieren. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen gehören:
     

    Die Abgabenordnung ist das elementare Gesetz des deutschen Steuerrechts. Die Abgabenordnung (AO) verpflichtet Unternehmen zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente, zu denen auch E-Mails zählen können. E-Mails, die steuerliche Informationen wie Rechnungen, Angebote oder Verträge enthalten, müssen demnach in elektronischer Form archiviert werden.

    Unter diesem Link finden Sie weitere Informationen zur Abgabenordnung.

     

    Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellen keine eigenständigen Gesetze dar, sondern eine Verordnung. Dennoch haben sie für die Buchführung eine entscheidende Bedeutung. Alle Unternehmen sind zur Buchführung verpflichtet, unabhängig von ihrer Größe.

    Diese Verordnung ist genauso ernst zu nehmen wie steuer- und handelsrechtliche Vorschriften. Selbst kleine Unternehmen laufen Gefahr, bei einer Betriebsprüfung Probleme zu bekommen, wenn das Finanzamt ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. In einem solchen Fall könnte der Betriebsprüfer den Gewinn schätzen, was erhebliche Nachzahlungen, Zinsen und möglicherweise auch Strafen nach sich ziehen würde. Aus diesem Grund ist es wichtig, die GoBD regelmäßig im Austausch mit der Steuerberatung zu thematisieren. Die GoBD legt die grundlegenden Prinzipien fest, die bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen eingehalten werden müssen, damit diese von den Finanzbehörden als Beweismittel akzeptiert werden.

    Wichtig: Die GoBD regeln nicht, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und wie lange diese aufzubewahren sind. Diese Vorgaben ergeben sich aus anderen gesetzlichen Bestimmungen, wie z. B. dem Handelsgesetzbuch oder den Steuergesetzen. Bei der Führung von Büchern – ob in elektronischer oder in Papierform – müssen gemäß GoBD folgende Grundsätze beachtet werden: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.

    Die GoBD sagt in Punkt 8

    • Absatz 108

    Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.

    • Absatz 119:

    Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

    Hier finden Sie den Link zur den aktuellen Bestimmungen der GoBD.

     

    Das Handelsgesetzbuch (HGB) bildet die Basis für die Buchführungsregeln in Deutschland. Es ist für Kaufleute verbindlich und detaillierter als das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Im Falle von Unstimmigkeiten zwischen HGB und BGB hat das HGB Vorrang. Es legt den rechtlichen Rahmen für Unternehmen und Kaufleute fest, insbesondere in Bezug auf steuerrechtliche Vorschriften sowie die Aufbewahrungspflichten und -fristen für handelsrechtliche Unterlagen, wie den kaufmännischen Brief.

    Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

     
    • Die DSGVO fordert den Schutz personenbezogener Daten. Bei der E-Mail-Archivierung ist sicherzustellen, dass archivierte E-Mails keine unnötigen personenbezogenen Daten enthalten und datenschutzkonform behandelt werden.
    • Ein Interessenskonflikt kann entstehen, wenn das Archivierungsrecht mit den Datenschutzrechten kollidiert. Unternehmen müssen hier einen rechtssicheren Umgang gewährleisten.
     
    Die Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Vorgaben kann zu rechtlichen Konsequenzen wie Bußgeldern oder steuerlichen Nachteilen führen.

     

     

    Welche E-Mails müssen archiviert werden und welche nicht?

    Die Frage, welche E-Mails archiviert werden müssen, welche nicht archiviert werden müssen und welche nicht archiviert werden dürfen, ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren wie gesetzlichen Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und dem Inhalt der E-Mails ab.

             
    Archivierungspflicht   Keine Archivierungspflicht   Aufbewahrungspflichten
             

    Archivierungspflicht:

    E-Mails mit steuerlicher Relevanz, Handels- und Geschäftsbriefe sowie rechtlich relevante und regulatorisch notwendige E-Mails müssen archiviert werden.

    Bewerbungen bzw. private E-Mails gehören nicht in die Geschäftskorrespondenz. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf die E-Mail-Archivierung hin.

     

    Keine Archivierungspflicht:

    Private E-Mails, Spam, Werbung und interne Korrespondenz ohne geschäftliche Relevanz sind in der Regel nicht archivierungspflichtig.

    Es ist aber schwierig nachzuweisen bzw. einzuschätzen welche E-Mails aus Sicht der Finanzbehörden relevant sind. Wir empfehlen eine vollständige Archivierung mit CM Studio .E-ARCHIVE.

     

    Aufbewahrungspflichten

    E-Mails sollten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht weiter archiviert werden.

    CM Studio .E-ARCHIVE bietet hierfür entsprechende Mechanismen, mit denen Sie die Aufbewahrungsfristen einhalten können.

             

    Widerspruch von Archivierungspflicht und DSGVO?

    Steht E-Mail-Archivierung damit im Konflikt zum Datenschutz? - Hierzu erfahren Sie unter Wissenswertes... mehr!
     
     
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    Wie lange sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails?

    Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Mails in Deutschland hängt von der Art der E-Mail und ihrem Inhalt ab.

    Diese Fristen sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Sie beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde. Das bedeutet, dass E-Mails theoretisch länger als 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, wenn sie im Laufe des Jahres versendet wurden.

    Im Allgemeinen gelten die folgenden Fristen:

    • 10 Jahre:
      Für E-Mails, die steuerlich relevante Informationen enthalten, wie:

      • Rechnungen
      • Buchungsbelege
      • Handels- und Geschäftsbriefe (wenn sie steuerliche Relevanz haben)
      • Steuerbescheide und andere steuerrechtlich relevante Dokumente
    • 6 Jahre:
      Für E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten, aber keine direkte steuerliche Relevanz haben, wie:
      • Angebote
      • Auftragsbestätigungen
      • Geschäftsabschlüsse
      • Allgemeine Korrespondenz mit Geschäftspartnern, die für die Geschäftsabwicklung wichtig ist

     

       

    Warum reicht ein einfaches Datenbackup für die E-Mail Archivierung nicht aus?

    Ein Backup reicht für die E-Mail-Archivierung aus mehreren Gründen nicht aus, da sich Backups und Archivierungen in ihrer Funktion und ihrem Zweck grundlegend unterscheiden.

    Ein Backup dient zur Datenwiederherstellung im Falle von Datenverlust (z.B. bei Systemausfällen, Hardware-Fehlern oder versehentlichem Löschen). Es ist eine Momentaufnahme des Datenbestands zu einem bestimmten Zeitpunkt, die darauf abzielt, im Notfall alle Daten zurückzuholen.

    Die E-Mail-Archivierung hingegen ist darauf ausgerichtet, E-Mails langfristig und unveränderbar zu speichern, damit diese jederzeit zur Verfügung stehen und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden können.

    Ein Backup sichert E-Mails für den kurzfristigen Notfall, während eine E-Mail-Archivierung den gesetzlichen Anforderungen für eine langfristige, unveränderbare Speicherung gerecht wird und rechtliche sowie steuerliche Prüfungen ermöglicht.

    Warum reicht kein Back-Up?

    CM Studio .E-ARCHIVE ist de-facto wie ein inkrementelles und ständig wachsendes Backup Ihrer E-Mails. Mit einem entscheidenden Unterschied: Sie können keine E-Mails versehentlich oder beabsichtigt entfernen! CM Studio .E-ARCHIVE hilft Ihnen Ihre Mailboxen, insbesondere bei Cloud-Anbietern mit limitiertem Datenvolumen, klein zu halten. Löschen Sie die E-Mails nach 30, 60 oder 90 Tagen in Ihrer Mailbox, denn Sie finden Sie trotzdem jeder Zeit in CM Studio .E-ARCHIVE wieder.

     

       

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    CM Studio .E-ARCHIVE ist revisionssicher!

    Was bedeutet revisionssicher?

    Revisionssicherheit bedeutet in Bezug auf die E-Mail-Archivierung, dass E-Mails so gespeichert und aufbewahrt werden, dass sie unverändert, vollständig und nachvollziehbar bleiben, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass archivierte E-Mails jederzeit in ihrem Originalzustand zur Verfügung stehen, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

    Anforderungen an die revisionssichere E-Mail-Archivierung:
    • Unveränderbarkeit der Daten
    • Vollständigkeit
    • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    • Sicherheit
    • Ordnungsgemäße Wiederauffindbarkeit
    • Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung
    • Originaltreue
    Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails manipulationssicher, vollständig, zugriffsgeschützt und jederzeit nachprüfbar archiviert werden. Dies gewährleistet die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben und schützt Unternehmen im Falle einer Steuer- oder Betriebsprüfung.
       

     

    Warum reicht eine E-Mail-Archiverung eines Dienstes wie Outlook nicht aus?

    Eine E-Mail-Archivierung über Dienste wie Outlook alleine reichen nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.

    Solche E-Mail-Clients sind für das Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails zuständig, bieten aber keine Funktionen für eine langfristige, rechtssichere Archivierung.

    Hier sind die Hauptgründe, warum eine solche Archvierung nicht ausreichend ist:

     

    Fehlende Revisionssicherheit:
    Die E-Mails in Outlook können jederzeit gelöscht, verändert oder verschoben werden.

    Fehlende Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit:
    Keine umfassenden Protokollierungsfunktionen oder Audit-Trails, die es ermöglichen, alle Änderungen an E-Mails oder Zugriffe auf sie zu dokumentieren.

    Keine Langzeitarchivierung:
    Die E-Mails werden lokal oder auf dem Mailserver gespeichert, dabei handelt es sich aber um keine explizite Unterstützung für Langzeitarchivierung, wie sie von Gesetzen gefordert wird.

    Keine Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen:
    Keine automatische Verwaltung von Aufbewahrungsfristen. E-Mails müssen für 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden, abhängig von ihrem Inhalt (z. B. steuerlich relevante E-Mails).

     

    Die Suchfunktionen von Diensten wie Outlook sind nicht für große Datenmengen oder eine langfristige Archivierung ausgelegt. Wenn ein Unternehmen Tausende oder Millionen von E-Mails archiviert, wird es schwierig, einzelne E-Mails schnell wiederzufinden.

     

    Dienste wie Outlook arbeitet oft mit begrenztem Speicherplatz im Postfach, was bedeutet, dass ältere E-Mails gelöscht oder ausgelagert werden müssen, um Platz zu schaffen. Dies birgt das Risiko des Datenverlusts oder der Unvollständigkeit der Archivierung.

    Wenn E-Mails nur in Outlook gespeichert sind, können sie beim Verlust oder Ausfall des lokalen Systems oder des Mailservers verloren gehen. Es gibt keine Backup- und Wiederherstellungsmechanismen, die speziell für eine revisionssichere Langzeitarchivierung ausgelegt sind.

     

    Outlook bietet keine granularen Zugriffskontrollen, die den Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO in Vollem Umfang und uneingeschränkt gewährleisten. Es fehlen Funktionen, um zu dokumentieren, wer wann auf archivierte E-Mails zugreift und welche Berechtigungen dafür erforderlich sind. Dies ist aber für eine GoBD-konforme Aufbewahrungspflicht der E-Mails unablässlich.

     

    CM Studio .E-ARCHIVE ist die perfekte Ergänzung zu Ihren E-Mail Cloud-Services wie Microsoft 365 (mit Outlook als Mailprogramm) oder GMail in der Google Cloud.

     

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