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E-Mail-Archivierung für deutsche UnternehmenTrotz eindeutiger gesetzlicher Bestimmungen wird das Thema E-Mail-Archivierung in deutschen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben nur widerwillig angenommen - obwohl dies arbeitsrechtliche und für den Unternehmer steuerrechtliche Konsequenzen haben kann. Das Thema E-Mail-Archivierung ist zwar immer wieder Gegenstand medialer Berichterstattung, in der Praxis ist allerdings häufig nicht klar, was es bedeutet, E-Mails zu archivieren. Die Kunst der revisionssicheren und korrekten Ablage beherrschen nach Aussagen von Fachleuten vor allem im Mittelstand weniger als die Hälfte aller Unternehmen. Im Grunde ist ein Archiv digitaler Nachrichten vergleichbar mit einem Archiv gedruckter Unterlagen. |
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Die CM Studio .DMS-CLOUD bietet mit CM Studio .E-ARCHIVE in verschiedenen Lizenzstufen (1, 3, 5 oder Mailboxen) eine vollständige und GoBD-konforme E-Mail Archivierung, die Ihnen jeglichen Konform und vor allem rechtliche Sicherheit gewährleistet. |
Was ist eine E-Mail-Archivierung?Eine E-Mail-Archivierung ist der Prozess der langfristigen, systematischen und unveränderlichen Speicherung von E-Mails, um sie für rechtliche, steuerliche oder betriebliche Zwecke zugänglich zu machen. Anders als bei Backups, die lediglich der kurzfristigen Datensicherung dienen, stellt die Archivierung sicher, dass E-Mails in einem unveränderten Zustand aufbewahrt werden und jederzeit wiedergefunden werden können. Die zugrundeliegende Anforderung bei der E-Mail-Archivierung besteht darin, eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation von E-Mails sicherzustellen, insbesondere von solchen, die steuerlich oder rechtlich relevant sind. Diese Anforderung basiert auf gesetzlichen Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte geschäftliche E-Mails über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren. Ziel ist es, im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits jederzeit auf die relevanten Informationen zugreifen zu können. Die E-Mails müssen dabei unverändert und manipulationssicher archiviert werden. |
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CM Studio .E-ARCHIVE archiviert lückenlos direkt am E-Mail-Server oder bei Ihrem E-Mail Host wie z.Bsp. Microsoft 365 oder GMail in der Google Cloud. Hierbei wird vollständig dokumentiert, wann Ihre E-Mail eingetroffen oder versandt wurde, ggf. in welchen E-Mail-Ordner Sie Ihre Mail nach der Bearbeitung verschoben haben. Zusätzlich werden die E-Mail Routen archiviert, so dass Sie insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten auch nachweisen können, wann eine E-Mail Ihren Server verlassen bzw. wann die betreffende E-Mail in Ihrem Postfach eingetroffen ist. CM Studio .E-ARCHIVE ist dabei der Garant, dass E-Mails und vor allem auch die Anhänge an E-Mails wie E-Rechnungen, PDF-Dokumente etc. unveränderbar im Original abgespeichert und dauerhaft aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD werden selbstverständlich eingehalten. |
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Wer muss E-Mails archivieren?Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht in erster Linie für Unternehmen, die geschäftliche E-Mails empfangen und versenden. Besonders betroffen sind Unternehmen, die steuerlich relevante Dokumente, wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder andere geschäftsbezogene Korrespondenzen per E-Mail austauschen. Diese Pflicht trifft vor allem:
Die Archivierungspflicht betrifft vor allem E-Mails, die als geschäftliche Kommunikation gelten, insbesondere wenn sie steuerliche oder rechtliche Relevanz haben. Also selbst der Freiberufler, der nur ein E-Mail Postfach betreibt, ist verpflichtet seine geschäftlichen E-Mails korrekt und GoBD-konform zu archivieren. Hier ist CM Studio .E-ARCHIVE ONE, die perfekte Lösung zu einem kostengünstigen Einstieg. |
Welche Gesetze bzw. Vorschriften der Finanzbehörden müssen eingehalten werden? |
In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung, die Unternehmen und Organisationen verpflichten, geschäftliche E-Mails systematisch und unveränderlich zu archivieren. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen gehören: |
Die Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Vorgaben kann zu rechtlichen Konsequenzen wie Bußgeldern oder steuerlichen Nachteilen führen. |
Welche E-Mails müssen archiviert werden und welche nicht?Die Frage, welche E-Mails archiviert werden müssen, welche nicht archiviert werden müssen und welche nicht archiviert werden dürfen, ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren wie gesetzlichen Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und dem Inhalt der E-Mails ab. |
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Archivierungspflicht:E-Mails mit steuerlicher Relevanz, Handels- und Geschäftsbriefe sowie rechtlich relevante und regulatorisch notwendige E-Mails müssen archiviert werden. Bewerbungen bzw. private E-Mails gehören nicht in die Geschäftskorrespondenz. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf die E-Mail-Archivierung hin. |
Keine Archivierungspflicht:Private E-Mails, Spam, Werbung und interne Korrespondenz ohne geschäftliche Relevanz sind in der Regel nicht archivierungspflichtig. Es ist aber schwierig nachzuweisen bzw. einzuschätzen welche E-Mails aus Sicht der Finanzbehörden relevant sind. Wir empfehlen eine vollständige Archivierung mit CM Studio .E-ARCHIVE. |
AufbewahrungspflichtenE-Mails sollten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht weiter archiviert werden. CM Studio .E-ARCHIVE bietet hierfür entsprechende Mechanismen, mit denen Sie die Aufbewahrungsfristen einhalten können. |
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Widerspruch von Archivierungspflicht und DSGVO?Steht E-Mail-Archivierung damit im Konflikt zum Datenschutz? - Hierzu erfahren Sie unter Wissenswertes... mehr! |
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Wie lange sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails?Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Mails in Deutschland hängt von der Art der E-Mail und ihrem Inhalt ab. Diese Fristen sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Sie beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde. Das bedeutet, dass E-Mails theoretisch länger als 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, wenn sie im Laufe des Jahres versendet wurden. Im Allgemeinen gelten die folgenden Fristen:
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Warum reicht ein einfaches Datenbackup für die E-Mail Archivierung nicht aus?Ein Backup reicht für die E-Mail-Archivierung aus mehreren Gründen nicht aus, da sich Backups und Archivierungen in ihrer Funktion und ihrem Zweck grundlegend unterscheiden. Ein Backup dient zur Datenwiederherstellung im Falle von Datenverlust (z.B. bei Systemausfällen, Hardware-Fehlern oder versehentlichem Löschen). Es ist eine Momentaufnahme des Datenbestands zu einem bestimmten Zeitpunkt, die darauf abzielt, im Notfall alle Daten zurückzuholen. Die E-Mail-Archivierung hingegen ist darauf ausgerichtet, E-Mails langfristig und unveränderbar zu speichern, damit diese jederzeit zur Verfügung stehen und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden können. Ein Backup sichert E-Mails für den kurzfristigen Notfall, während eine E-Mail-Archivierung den gesetzlichen Anforderungen für eine langfristige, unveränderbare Speicherung gerecht wird und rechtliche sowie steuerliche Prüfungen ermöglicht. |
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CM Studio .E-ARCHIVE ist de-facto wie ein inkrementelles und ständig wachsendes Backup Ihrer E-Mails. Mit einem entscheidenden Unterschied: Sie können keine E-Mails versehentlich oder beabsichtigt entfernen! CM Studio .E-ARCHIVE hilft Ihnen Ihre Mailboxen, insbesondere bei Cloud-Anbietern mit limitiertem Datenvolumen, klein zu halten. Löschen Sie die E-Mails nach 30, 60 oder 90 Tagen in Ihrer Mailbox, denn Sie finden Sie trotzdem jeder Zeit in CM Studio .E-ARCHIVE wieder. |
CM Studio .E-ARCHIVE ist revisionssicher! |
Was bedeutet revisionssicher?Revisionssicherheit bedeutet in Bezug auf die E-Mail-Archivierung, dass E-Mails so gespeichert und aufbewahrt werden, dass sie unverändert, vollständig und nachvollziehbar bleiben, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass archivierte E-Mails jederzeit in ihrem Originalzustand zur Verfügung stehen, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Anforderungen an die revisionssichere E-Mail-Archivierung:
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Warum reicht eine E-Mail-Archiverung eines Dienstes wie Outlook nicht aus? |
Eine E-Mail-Archivierung über Dienste wie Outlook alleine reichen nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen. Solche E-Mail-Clients sind für das Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails zuständig, bieten aber keine Funktionen für eine langfristige, rechtssichere Archivierung. Hier sind die Hauptgründe, warum eine solche Archvierung nicht ausreichend ist: |
CM Studio .E-ARCHIVE ist die perfekte Ergänzung zu Ihren E-Mail Cloud-Services wie Microsoft 365 (mit Outlook als Mailprogramm) oder GMail in der Google Cloud. |
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